Vores persondatapolitik

Birkerød Gymnasiums persondatapolitik

Vi tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år) som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, og der er en saglig begrundelse for at gøre det.

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning, hvor vi skal kunne identificere dig, placere dig på dine undervisningshold, undervise og administrere dit fravær, samt for at vi kan dokumentere, at du kan oprykkes til næste klassetrin, indstilles til eksamen, modtage SU eller andre ydelser, som du selv har ansøgt om.

Da behandling af dine personoplysninger er en betingelse for din undervisning på skolen, er hjemlen til behandling af dine personoplysninger typisk Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1b (kontrakt), men kan i visse sammenhænge også være både Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1f (Legitim interesse) eller Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1c (Retslig forpligtelse)

Oplysninger, vi behandler om dig, er almindelige personoplysninger som navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, CPR-nummer, karakterer, samt:

• Oplysninger om, hvilke undervisningshold du er placeret på, ønsker ift. studieretning
• Dit foto (udelukkende til intern visning på Lectio)
• Individuelle aftaler, fx om udlån af it-udstyr og bøger til dig
• Oplysninger om dine faglige resultater og standpunkt
• Oplysninger om din deltagelse i prøver og eksamen
• Oplysninger om dit fravær og fraværsgrunde.

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

• Oplysninger om din og dine forældres adgange til og trafik i de it-systemer, I er brugeroprettet i, idet vi som led i vores systemdrift og -vedligehold samt til forebyggelse af misbrug har adgang til oplysninger om fx brugertrafik og adfærd i skolens it-systemer, i Lectio og på skolens netværk, for at vi kan forebygge og håndtere eventuelt forekommende snyd ved eksamen med internetadgang.
• Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning.
• Oplysninger om betalingskort- og kontonumre i forbindelse med dit eller dine forældres køb og betaling for studieture m.v.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx:

• hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller andre særlige forhold
• hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler, eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen
• hvis du aflægger ordblindetest
• hvis du skal på studietur (i så fald skal du og evt. også dine forældre aflevere paskopi)
• hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.
• Som led i studievejledning

Hjemlen for ovenstående oplysninger er Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2b (Overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser), Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2f (Nødvendigt for retskrav) i særlige tilfælde kan behandling foregå på baggrund af dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2a

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig:

• Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer. Hjemmel: Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1f (Legitim interesse)

Billeder af dig i skolens trykte publikationer kan ikke fjernes, når disse først foreligger. Som elev på skolen er du en del af skolens liv, og dette liv bliver også skildret i trykte publikationer, hvorfor det kan forekomme, at du fremgår i det billedmateriale, der er anvendt. Hvis din plads på et sådant billede er fremtrædende, vil du blive spurgt inden offentliggørelsen, om du indvilger i at være med i publikationen.

Overførsel til tredjelande

Som led i vores behandling af dine personoplysninger kan der ske overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU.

De personoplysninger, der kan blive overført til lande uden for EU, er de personoplysninger, som fremgår af de it-systemer, der hostes på servere uden for EU samt dine stamoplysninger og pasoplysninger, hvis du rejser ud af EU på studierejse.

Birkerød Gymnasium sikrer at data kan lovligt overføres, typisk på baggrund af EU's SCC.

Videregivelse

Birkerød Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen og det øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasieskole.

Modtagere af dine oplysninger kan da være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide og Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser samt Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Dine rettigheder (og dine forældres, hvis du er under 18 år)

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til, samt på hvilket grundlag vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. artikel 15 i Databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives, enten ved at vi udleverer en kopi af oplysningerne og/eller ved, at vi beder dig/jer om selv at logge med jeres brugeradgang ind i it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. Databeskyttelsesforordningen § 22. 

Retten til indsigelse: Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger går forud for Birkerød Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i Databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i Databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i Databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til Birkerød Gymnasiums dokumentation for vores administration af din skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor senest 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-dokumentation.

Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Hvis du tilbagekalder dit samtykke, ophører vi fremover med persondatabehandlinger på pågældende samtykkes hjemmel.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Du skal være opmærksom på, at som uddannelsesinstitution har vi pligt til at opbevare oplysninger om dig i henhold til gældende lovgivning. Det er derfor ikke sikkert, at vi vil kunne efterkomme din anmodning om udøvelse af dine rettigheder i ethvert tilfælde.

Formalia

Birkerød Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolen kontaktes på mailen: gdpr@birke-gym.dk.

Hvis du (eller dine forældre) ønsker at få slettet et billede eller en video på hjemmesiden, kan skolens hjemmesideansvarlige kontaktes på it@birke-gym.dk.

Hvis du (eller dine forældre) ønsker at få slettet et billede eller en video på Facebook eller Instagram, kan skolens ansvarlige for sociale medier kontaktes på msa@birke-gym.dk.

Klageadgang

Birkerød Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages ved at gå i dialog med konstitueret rektor Helene V. Lindemann, ve@birke-gym.dk, eller ved klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K., Tlf.: 33 19 32 00, E-mail: dt@datatilsynet.dk.